Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren rasant verändert. Dies betrifft nicht nur Inhalte, sondern auch Abläufe und Planungen. Hier setzen Unternehmen zunehmend auf flexible Modelle, und Homeoffice ist längst keine Ausnahme mehr. Diese neuen Strukturen verlangen aber nach einer ganz neuen Art der Organisation. Denn ohne feste Arbeitsplätze und spontane Teamsitzungen kann ein Durcheinander entstehen. Hier setzt die Digitalisierung an, um Prozesse zu vereinfachen. Indem lästige Routineaufgaben abgegeben werden, spart man nicht nur eine Menge Zeit, sondern oft auch Kapital, weil Räume und Flächen ideal genutzt werden.
Digitale Schaltzentrale: Workplace Management Software
Eine populäre Lösung zur Organisation moderner Arbeitsmodelle ist der Einsatz einer Workplace Management Software. Diese kann man sich wie eine digitale Schaltzentrale für das gesamte Gebäude vorstellen. Statt sich mit unübersichtlichen Tabellen, Zetteln oder per E-Mail auszutauschen, läuft hier alles auf einer einzigen Plattform zusammen. Auf diese Weise kann man jederzeit einsehen, wer wann da ist und welche Bereiche gerade frei sind. Das Ziel dahinter ist denkbar einfach: Die Technik soll die Verwaltung im Hintergrund erledigen, damit der Arbeitstag für alle Beteiligten reibungslos verlaufen kann.
Ein System für alles: Schreibtische, Parkplätze und Catering
Mit einer solchen Software lässt sich im Grunde das komplette Büro-Ökosystem steuern. Das fängt bei den klassischen Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen an. Wer ein Meeting plant, sucht sich im System einfach den passenden Raum aus – gefiltert nach der Größe oder der nötigen Technik wie Bildschirmen und Whiteboards. Das System blockiert den Raum sofort, sodass Doppelbuchungen ausgeschlossen sind. Auch das Thema Parkplatzmanagement lässt sich so elegant lösen. Da nicht mehr täglich die gesamte Belegschaft vor Ort ist, braucht es auch weniger Firmenparkplätze. Die Software teilt die freien Stellplätze morgens fair und intelligent auf, was den Mitarbeitern die zeitraubende Parkplatzsuche erspart.
Manche Plattformen bieten sogar zusätzliche Services wie die Organisation des Caterings an. Zusammen mit dem Raum lässt sich das Essen oder der Kaffee für die Pause gleich mitbestellen. Die Küche oder der Serviceanbieter bekommt die Infos automatisch weitergeleitet. Ähnlich wie die fortschreitende Digitalisierung in der Gastronomie zu reibungslosen Abläufen bei Bestellungen führt, sorgt diese interne Vernetzung im Büro dafür, dass die Bewirtung pünktlich am richtigen Ort ankommt. Ein weiterer großer Pluspunkt ist das Besuchermanagement. Kommen externe Gäste, werden sie vorab im System eingetragen. Sie erhalten automatisch alle wichtigen Infos zur Anfahrt und können sich am Empfang per QR-Code selbst einchecken, während die Gastgeber automatisch informiert werden.
Abrechnungsmodelle: Die Wahl zwischen Nutzer und Ressource
Wenn man verschiedene Anbieter von Workplace Management Software vergleicht, sieht man, dass unterschiedlich abgerechnet wird. Hier gibt es im Wesentlichen zwei Modelle: Bei der Abrechnung pro Nutzer zahlt man eine feste Gebühr für jeden Mitarbeiter, der einen Zugang zum System erhält. Das ist besonders praktisch für Betriebe mit einer festen Stammbelegschaft, bei denen im Grunde jeder regelmäßig im Büro arbeitet und Plätze bucht.
Das zweite Modell rechnet pro Ressource ab. Hier ist es völlig egal, wie viele Menschen die Software nutzen. Bezahlt wird stattdessen für die Anzahl der Objekte, die im System verwaltet werden – also zum Beispiel pro Schreibtisch, Parkplatz oder Meetingraum. Dieses Modell eignet sich hervorragend für Unternehmen mit vielen Teilzeitkräften, Freiberuflern oder einer hohen Fluktuation, da man hier nur für die tatsächliche Infrastruktur bezahlt.
Disclaimer: Diesen Blogbeitrag habe ich im Auftrag und im Namen der Pixelrein GmbH & Co. KG veröffentlicht.