Matthias Schmauch, Varonis, über den Datenschutz in Zeiten von Office 365 & Co.

Videoblog: „Mit Varonis-Tools lassen sich Daten DSGVO-konform in die Office-Cloud migrieren“

Der Umzug in die Cloud-Umgebung von Office 365 bringt nicht nur Vorteile mit sich, vor allem aus datenschutz-rechtlicher Sicht. Was man dabei alles beachten sollte, hat mir Matthias Schmauch von der Firma Varonis vor laufender Kamera erzählt.

Office 365 erfordert besondere datenschutz-rechtliche Maßnahmen

Der Umzug in die Cloud – also zum Beispiel in eine Office 365-Umgebung – lässt viele Unternehmen das erste Mal ernsthaft darüber nachdenken, welche Daten sie auf ihren lokalen Servern speichern – und wie lange das teilweise schon geschieht. Diese Flut an teilweise veralteten und nicht mehr relevanten Daten reicht von einfachen Excel-Tabellen mit Daten ehemaliger Mitarbeiter bis hin zu Powerpoint-Präsentationen, die ursprünglich und ausschließlich für den Gebrauch des Vorstands einer Firma bestimmt sind bzw. waren.

Diese Beispiele zeigen vor allem eins: Die teils über Jahre gesammelten Daten sind oft höchst sensitiv und bedürften daher einer ganz speziellen Behandlung, will man seinen Datenbestand in die Cloud resp. Office 365 umziehen. Allerdings gilt zunächst das Hauptaugenmerk der Frage, welche dieser Daten überhaupt noch relevant sind und welche Daten man überhaupt vom eigenen Server auf den Cloud-Server migrieren will und muss.

Für den Umzug in die hybride Cloud-Umgebung reichen die Microsoft Bordmittel nicht aus

Wir schreiben das Jahr 2005: Eine Firma namens Varonis Systems wird von zwei Storage-Experten gegründet mit dem Ziel, eine Software zu entwickeln, die mithilfe von Metadaten vor dem eigentlichen Umzug vom eigenen Server in die Cloud bestimmen kann, welche Daten von welchem Anwender benutzt, gelöscht, etc. wurden.

Genau dieses Tool hilft heute Varonis-Kunden vor der Migration in die Cloud, den Status Quo aller Daten bestimmen zu können. Damit lässt sich genau sagen, wer welche Daten benutzt. Zwar hat Microsoft solch ein Metadaten-Werkzeug auch im Programm, das allerdings ausschließlich innerhalb der eigenen Cloud-Umgebung eingesetzt werden kann. Sobald Kunden eine einheitliche, hybride Lösung wünschen, die sowohl auf lokale als auch Cloud-Server anwendbar ist, benötigt man ein dafür passendes Tool. Und das betrifft zahlreiche Unternehmen, da viele nicht vollständig in die Cloud umziehen möchten.

Der Umzug in die Cloud ist eher unbeliebt – und sollte daher bestmöglich unterstützt werden

Väter und Mütter kennen das: Sobald ihre Kinder das eigene Zimmer aufräumen sollen, ist der Widerstand meist recht groß. Genauso verhält es sich in vielen Fällen beim Umzug in die Cloud, weil sich niemand gerne mit alten Daten auseinandersetzt. Und wenn man dann noch aufgrund seiner Multicloud-Strategie die Anwender dazu bringen möchte, die Daten mithilfe mehrerer Werkzeuge auf die unterschiedlichen Cloud-Umgebungen zu transferieren, fällt die Bereitschaft zur konzertierten Mitarbeit eher gering aus.

Darüber hinaus muss beim Umzug in die Cloud auch der Datenschutz während der Migration selbst beachtet werden. Da ist es sinnvoll und hilfreich, dass die Metadaten, die Varonis im Vorfeld erhebt, nicht in der Cloud, sondern auf einem lokalen Server gespeichert werden. Das erleichtert unter anderem die Diskussionen mit Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten, ob solch eine Lösung wie die von Varonis überhaupt dazu genutzt werden darf, die Daten DSGVO-konform in die Cloud zu migrieren.

Das Interview mit Matthias Schmauch in voller Länge

Disclaimer: Für das Erstellen dieses Videoblogbeitrags hat mich Varonis Deutschland beauftragt. Für das Ausgestalten des Blogbeitrags hatte ich nahezu freie Hand.

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