So klappt die Digitalisierung von Akten in Behörden und Ämtern

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Immer noch kommen in zahlreichen Behörden und anderswo Papierakten zum Einsatz, wo sie möglicherweise qua Gesetz schon seit Anfang des Jahres durch digitale Akten ersetzt werden müssten. Für die entsprechende Digitalisierung sorgen Firmen wie die n-komm GmbH aus Karlsruhe, deren Kunden schon eine ganze Weile der ELO E-Akte vertrauen.

Transparente Strukturen und schnelle Zugriffe auf behördliche Dokumente – das sind die wesentlichen Vorzüge einer digitalen Akte. Und das so sicher wie möglich von jedem PC-Arbeitsplatz aus. Damit können Bürgeranfragen schnell und unkompliziert beantwortet und bearbeitet werden, und das sehr gesetzeskonform. Auch gut an der Sache: Da sich digitale und analoge Akten aufbau-  und pflegetechnisch kaum unterscheiden, gelingt der Umstieg auf rechnergestützte Systeme meist mit recht geringem Aufwand.

ELO E-Akte: macOS-, Windows- und Linux-Anwendungen sorgen für eine vertraute Arbeitsumgebung

Die E-Akte von ELO Digital Office kann aber noch viel mehr. Da sie auf der iSearch-Technik basiert, stehen intelligente Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören die automatische Fehlerkorrektur genauso wie alternative Suchbegriffe. Beide sorgen für ein schnelleres Auffinden bestimmter Datenbankeinträge.

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Auch interessant ist das sogenannte Multi-Client-Konzept. Es erlaubt nämlich den E-Akte-Anwendern das Arbeiten in vertrauter Umgebung. Egal also, ob man mit Microsoft Outlook oder HCL Notes arbeitet, beide Anwendungen lassen sich gleichermaßen nutzen. Darüber hinaus werden macOS, Windows und Linux sowie Android und iOS unterstützt. Damit sollte der Umstieg auf die ELO E-Akte recht mühelos gelingen.

Wichtig ist zudem der DSGVO-konforme Umgang mit den digitalen Akten, da nicht mehr benötigte Datensätze rechtskonform archiviert werden und bei Bedarf relativ schnell auffindbar sind. Damit genügt die E-Akte den strengen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung und dem E-Government-Gesetz von 2013. Zudem haben Anwender Zugriff auf Informationen, die im Kontext von Fremdverfahren genutzt werden. Damit ist die E-Akte eine abteilungsübergreifende Datenquelle.

Mit n-komm E-Akte.Plus mehr aus der ELO E-Akte herausholen

Wer die ELO E-Akte um weitere nützliche Funktionen erweitern möchte, sollte einen Blick auf die n-komm E-Akte.Plus werfen. Damit steht beispielsweise ein erweitertes Adressmanagement bereit, aber auch das Verwalten von zusätzlichen Schriften wird ermöglicht. So lassen sich aus der E-Akte heraus Serienbriefe und -Mails erstellen und versenden. Und wer eine E-Mail-Integration in seine digitale Akte wünscht, für den ist das Zusatzprodukt von n-komm ebenfalls das Richtige.

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Videotipp: Wolfgang Zwickl über die n-komm E-Akte Plus

Falls Sie wissen möchten, was der E-Akten-Experte Wolfgang Zwickl von der n-komm GmbH zu dem Thema zu sagen hat, sollten Sie sich das nachfolgende Video ansehen.

Disclaimer: Dieser Beitrag ist ursprünglich für die n-komm aus Karlsruhe in Vorbereitung ihres 20-jährigen Bestehens entstanden. Dieses Jubiläum wird am 14. Oktober 2020 gefeiert.