Mit ELO for DATEV stellt ELO Digital Office ab Version 12 der ELO ECM Suite eine Lösung parat, mit der Belege und Rechnungen erfasst, in den zugehörigen Freigabe-Prozess überführt und direkt in das DATEV-Rechnungswesensystem überführt werden können. Wie das genau funktioniert und wie die Künstliche Intelligenz dabei ins Spiel kommt, zeigt dieser Beitrag.
Die mannigfaltigen Anforderungen, die an ein digitales Rechnungswesensystem gestellt werden, haben mit kurzen Durchlaufzeiten zu tun, mit möglichst geringen Datenredundanzen und der Transparenz eines Buchhaltungssystems. Um das und mehr zu erreichen, sind möglichst klar definierte Workflows zwingend erforderlich. Das betrifft vor allem den Import von Dokumenten, angefangen bei der klassischen Papierrechnung bis hin zur elektronischen Rechnung. Am Ende stehen elektronisch erfasste Dokumente, die mithilfe von KI-Algorithmen automatisch analysiert und per Datenexportfunktion an das jeweilige System oder einen zugehörigen Workflow übergeben werden.
DocXtractor II Invoice analysiert Eingangsrechnungen per KI
Interessant ist hierbei die Analyse der Eingangsrechnungen mithilfe des ELO-Tools DocXtractor II Invoice. Damit lassen sich relevante Felder einer Rechnung automatisch identifizieren, woraus am Ende das digitale Pendant entsteht. Daraus wird eine elektronische Rechnung mit sämtlichen relevanten Informationen wie Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechungspositionen, etc. erstellt. Im Hintergrund werden zusätzlich weitere Vorgänge durchgeführt. Dazu gehören das Berechnen mathematischer Abhängigkeiten sowie das Herausfiltern von Umsatzsteuer, Netto- und Bruttobeträgen.
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Rechnungs-/Stammdatenabgleich verbessert die Erkennungsrate
Interessant an dem ELO-KI-System ist auch seine Arbeitsweise. So werden bei der OCR-basierten Erkennung einer analogen Rechnung die Daten des Rechnungsstellers mit denen in der Datenbank gespeicherten Stammdaten abgeglichen. Daraus folgt eine recht zuverlässige Überprüfung der Daten auf ihre Richtigkeit hin. Das funktioniert ohne größeren Trainingsaufwand des KI-Systems.
Am Ende steht die Rechnungsfreigabe und -erfassung
Konnten alle Daten einer Rechnung richtig erfasst und erkannt werden, schließt sich die Rechnungsfreigabe bzw. der Kontierungsprozess nahtlos an. Hierfür wird die Rechnung einer weiteren Prüfung unterzogen. Dabei wird untersucht, ob die Rechnung den formalen Anforderungen genügt, ob also z.B. die richtige Umsatzsteuer vermerkt wurde und wer die Rechnung freigeben bzw. vorkontieren darf. Diese verantwortliche Person überprüft dann noch die zugehörige Lieferung, indem sie den Lieferschein mit dem Bestellschein abgleicht. Abschließend wird die Rechnung kontiert und an das DATEV-Rechnungssystem übergeben.
Das ELO-Dashboard erlaubt einen guten Rechnungsüberblick
Eine praktische und funktionale Hilfe ist hierbei das ELO-Dashboard. Es zeigt nämlich auf einen Blick wichtige Informationen zu aktuellen und abgeschlossen Rechnungen. Dazu zählen die Beträge der erfassten, in Prüfung befindlichen und freigegeben Rechnungen genauso wie die Top-5-Kreditoren sowie die Nettobeträge fälliger Rechnungen eines bestimmten Zeitraums.
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ELO for DATEV in Videoform
Disclaimer: Dieser Beitrag ist ursprünglich für die n-komm aus Karlsruhe entstanden.