In den meisten Steuerkanzleien bleibt die DATEV das zentrale Programm für Finanzbuchführung, Lohn, Jahresabschluss und Steuererklärungen. Doch jenseits dieses Kernprogramms gibt es Arbeitsschritte, die sich mit Spezialsoftware besser lösen lassen: Belege verarbeiten, Kassendaten übergeben, Dokumente signieren, Reisekosten abrechnen, die Auslastung der Kanzlei auswerten. Dieser Überblick nennt je einen Lösungsanbieter für einen dieser Bereiche und nennt die Kriterien, nach denen sich ihre Anbindung an die DATEV beurteilen lässt.
Was eine Ergänzung zur DATEV ausmacht
Eine Ergänzung lässt die DATEV als Kernsystem unangetastet. Sie übernimmt einen vorgelagerten oder danebenliegenden Arbeitsschritt und gibt das Ergebnis über eine Schnittstelle zurück. Welche Schnittstelle dabei zum Einsatz kommt, bestimmt, wie viel Arbeit in der Kanzlei bleibt. Über den Buchungsdatenservice werden strukturierte Buchungsdaten samt digitalen Belegen als Buchungssätze in die DATEV-Rechnungswesen-Programme übernommen. DATEVconnect Dokumentenmanagement tauscht dagegen Daten mit dem DATEV DMS aus, sofern die Programme im selben Netzwerk laufen.
Eine Grenze steht ebenfalls auf den Marktplatz-Seiten. DATEV prüft laut rechtlichem Hinweis das fehlerfreie Einlesen der Output-Datei, nicht aber den Funktionsumfang der Zusatzlösung. Die fachliche Prüfung liegt damit bei der Kanzlei.
Ein Anlass, die Belegverarbeitung zu überprüfen, ist die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung gilt laut PwC-Zusammenfassung des BMF-Schreibens ab 2027 für größere Unternehmen und ab 2028 für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Eine Belegverarbeitung sollte strukturierte Formate deshalb lesen können.
Fünf Speziallösungen für fünf Bereiche
1. docunest
docunest ist eine Plattform für Steuerkanzleien, die die DATEV ergänzt. Mandantenportal, KI-Buchhaltung, digitale Freizeichnung, Dateiaustausch und Auftragsmanagement laufen in einem System. Im Belegweg werden Dokumente ausgelesen, nach SKR03, SKR04 oder SKR42 für Vereine kontiert und als geprüfte Buchungsstapel an die DATEV übergeben.
Das Unternehmen ist offizieller DATEV-Schnittstellenanbieter, die Pläne beginnen bei 49 Euro im Monat. Laut Anbieter liegt das Hosting in Deutschland. Finanzbuchführung, Lohn und Abschluss bleiben in der DATEV, docunest arbeitet als Ergänzung neben dem Kernsystem.
2. MyVectron
Für Kassendaten steht MyVectron der Vectron Systems AG aus Münster. Das Unternehmen wurde 1990 gegründet und ist nach Angaben des DATEV-Marktplatzes seit April 2020 DATEV-Partner. Die Kassensoftware gilt als branchenunabhängig, individualisierbar und skalierbar. Angebunden ist sie über den DATEV Datenservice Kassenarchiv: Er übergibt Einzelaufzeichnungen aus dem Kassensystem täglich automatisiert im Format der DFKA-Taxonomie oder der DSFinV-K an das DATEV Kassenarchiv online, von dort können die Daten an DATEV Unternehmen online weitergegeben werden.
Für die Einrichtung verweist der Marktplatz-Eintrag auf eine Anleitung des Partners. Ein Hinweis steht bei mehreren Kassenanbietern auf dem Marktplatz: Für das Erstellen prüffähiger Dateien ist der Unternehmer selbst verantwortlich. Die Kanzlei sollte das Thema deshalb mit dem Mandanten besprechen, bevor eine Kasse angebunden wird.
3. Sign Live! CC DATEV Edition
Für die digitale Signatur steht Sign Live. CC DATEV Edition von intarsys bereit, das heute zur procilon GROUP gehört. Laut DATEV-Marktplatz ist die Lösung über DATEVconnect Dokumentenmanagement angebunden, die Signaturfunktion lässt sich in DATEV Bilanzbericht, Abschlussprüfung und Konsolidierung einbinden. Der Hersteller weist darauf hin, dass für Signaturen aus der DATEV-Umgebung zwingend die DATEV Edition installiert sein muss, sonst ist die korrekte Ausführung nicht gewährleistet.
Auch die Hardware spielt eine Rolle: Die Bundesdruckerei gibt über D-TRUST seit Oktober 2020 neue Signaturkarten aus, die laut Hinweis des Herstellers erst ab Version 7.1.6 der Software nutzbar sind. Vor einem Einsatz lohnt deshalb der Abgleich von Kartengeneration und Programmversion. Ein weiterer Anbieter ist FP Sign. DATEV und FP Sign arbeiten laut Marktplatz-Eintrag voraussichtlich Ende 2026 an einer Pilotphase für eine fortgeschrittene Signatur in MyDATEV Kanzlei.
4. Circula
Circula deckt die Reisekostenabrechnung ab. Die mobile App und die Desktop-Anwendung erfassen Belege rund um die Reise, reichen sie ein und verarbeiten sie weiter; Pauschalen im In- und Ausland werden laut Marktplatz-Eintrag automatisch berechnet. Die Lösung ist auf dem DATEV-Marktplatz gelistet und über den Rechnungsdatenservice 1.0 angebunden: Strukturierte Belegdaten und digitale Belege gehen an DATEV Unternehmen online und stehen in den Rechnungswesen-Programmen als Buchungsvorschläge bereit.
Für die Lohnabrechnung nennt der Eintrag zusätzlich den Lohnimportdatenservice, über den Stamm- und Bewegungsdaten in die DATEV-Lohnprogramme übernommen werden können. Wer Reisekosten über Circula führt, sollte vorab klären, welcher dieser Wege für die eigenen Mandanten genutzt wird.
5. Kanzleicockpit
Das Kanzleicockpit der teccle flow GmbH aus Nürnberg wertet Kennzahlen der Kanzlei aus. Basis ist Microsoft Power BI. Laut DATEV-Marktplatz bestehen Schnittstellen zu DATEV Eigenorganisation comfort und zum Kanzlei-Rechnungswesen, die Daten werden automatisiert abgeholt und in einem Daten-Cube in der Cloud abgelegt. Eine Integration in Office 365 und Microsoft Teams ist möglich. Weil die Lösung auf die Eigenorganisation comfort zugreift, spielt die Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement eine Rolle.
Worauf Kanzleien bei der Auswahl achten
Datenservice und Richtung. Der Belegbilderservice überträgt digitale Belege, der Buchungsdatenservice zusätzlich strukturierte Buchungsdaten. Der Rechnungsdatenservice überträgt strukturierte Rechnungsdaten, optional mit digitalen Belegen, die in den Rechnungswesen-Programmen als Buchungsvorschläge weiterverarbeitet werden.
Für Kassendaten gibt es den eigenen Datenservice Kassenarchiv. Welcher Weg gewählt wird, entscheidet darüber, ob in der Kanzlei noch Buchungen angelegt oder nur noch Vorschläge geprüft werden. Ob Stammdaten aus der DATEV zurückfließen oder doppelt gepflegt werden müssen, sollte vor dem Vertragsschluss geklärt sein. Gleiches gilt für den Zugriff: Bei DATEVconnect-Schnittstellen müssen die Programme im selben Netzwerk laufen, was bei Cloud-Lösungen laut einem Beitrag in der DATEV-Community eine zusätzliche Middleware zwischen DMS und Cloud erfordern kann.
Verschwiegenheit. Jeder Anbieter, der Mandantendaten verarbeitet, ist Dienstleister im Sinne von § 62a StBerG. Der Vertrag braucht die Textform, und der Dienstleister ist unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Bei Dienstleistungen im Ausland muss der Schutz der Geheimnisse dem inländischen vergleichbar sein.
Umstellung auf Kanzleimanagement. Nach den Fragen und Antworten der DATEV löst DATEV Kanzleimanagement die Eigenorganisation schrittweise ab: Kanzleimanagement basis ersetzt die Eigenorganisation compact, Kanzleimanagement die classic und Kanzleimanagement plus die comfort.
Eine vorgezogene Umstellung ist nicht möglich, und nach der Installation steht die bisherige Eigenorganisation nur noch im Lesemodus bereit. Kanzleien mit Eigenorganisation comfort, DMS oder ProCheck benötigen laut DATEV teilweise Funktionen, die in Kanzleimanagement basis noch nicht vollständig verfügbar sind. Werkzeuge für Controlling oder Zeiterfassung, die auf die Eigenorganisation zugreifen, sollten vor einem neuen Vertrag auf ihre Kompatibilität mit Kanzleimanagement geprüft werden.
Vorgehen in der Praxis
Zuerst einmal müssen wir uns ein Bild von der Ist-Situation machen: Wo kommt heute messbar Nacharbeit zusammen, welche Datenservices sind beauftragt, wieviel Eigenorganisation läuft, wann ist die Umstellung avisiert?
Dann vergleichen wir die Anbieter nach Datenservice, Verschwiegenheitsvertrag und Vertragslaufzeit. Bei der Signatur gehört die Frage nach dem Nachfolger unseres DMS in das Gespräch mit dem Anbieter, bei der Belegverarbeitung die Frage nach den unterstützten E-Rechnungsformaten, bei Kasse und Reisekosten die Frage, welcher Datenservice für welchen Mandanten eingerichtet wird. Ein Testzugang mit einem Pilotmandanten zeigt uns vor Vertragsabschluss, ob unsere Belege, Kassendaten, Signaturen und Dokumente sauber in der DATEV ankommen.
Disclaimer: Diesen Blogbeitrag habe ich im Auftrag und im Namen der Pixelrein GmbH & Co. KG
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