Immer noch stellt die E-Mail für viele Anwender:innen und Unternehmen den Kommunikationskanal Nummer 1 dar. Was in vielen Fällen durchaus risikobehaftet sein kann. Denn wer weiß immer ganz genau, was mit der eigenen E-Mail geschieht, wer Zugriff darauf hat, und vieles mehr. Das wollte der Sicherheitsanbieter Retarus genauer wissen und hat eine Umfrage in Auftrag gegeben, von der in diesem Blogpost die Rede ist.
Darum ist die Datenkontrolle von entscheidender Bedeutung
Wenn ein Großteil der Befragten dieser Retarus-Studie angeben, dass ihnen ein umfassendes und verwertbares Reporting und eigene Regeln beim E-Mail-Traffic wichtig sind, dann wird eines schnell klar: Ein „Weiter so“ in Sachen E-Mail wird nicht mehr ausreichen. Denn unsichtbare Abhängigkeiten, rechtliche Zwänge oder mangelhafte Reaktionsfähigkeiten erfordern ein Umdenken bei der Wahl des E-Mail-Anbieters. Der nämlich genau das bieten soll: Eine rechtliche sowie operative Kontrolle und ein aussagekräftiges E-Mail-Berichtswesen obendrein.
Wenn aus digitaler Souveränität ein strategisches Asset wird
Der Begriff digitale Souveränität stellt für Unternehmen mittlerweile viel mehr als nur ein Schlagwort dar. Sie spielt unter anderem bei der Auswahl der Dienstleister eine entscheidende Rolle. Aber auch das Umsetzen der eigenen Souveränität nimmt für viele Befragte eine zunehmend strategische Bedeutung ein. Denn wo gestern noch Aspekte wie starre Verträge und außereuropäischer Support die Regel waren, erkennen mehr und mehr Unternehmensverantwortliche, wie wichtig und unerlässlich modulare und offene Modelle auch bei der Wahl der E-Mail-Architektur sind.
Sind souveräne Speicherorte mehr Schein als Sein?
Es scheint ein echtes Dilemma zu sein: Zwar wird mehr und mehr Unternehmen klar, dass US-Gesetze dazu führen können, Zugriff auf vertrauliche E-Mail-Daten zu ermöglichen. Gleichzeitig nutzen sie weiterhin E-Mail-Systeme, die sich außerhalb von Europa befinden. Damit ist eine echte Souveränität nicht garantiert. Zumal das Hosten von Daten im europäischen Raum alleine keine echte Garantie darstellt, dass Daten unangreifbar sind. Auch hier kommen die Dienstleister ins Spiel, denn auch sie unterliegen bestimmten Vorschriften und Regelungen, die den Schutz der eigenen Daten möglicherweise infrage stellen.
Die E-Mail-Galaxie weist bekannte und unbekannte Hürden auf
Cloud, ERP- und CRM-Systeme sowie viele weitere Anwendungen und Tools nehmen Einfluss auf die E-Mail-Lösung. Aber auch Dienstleister spielen bei der Komplexität der gesamten Architektur eines Unternehmens eine Rolle. Zudem werden Datenströme immer mehr automatisiert, woraus sich früher oder später eine echte Schatten-IT entwickeln kann. Dies stellt wiederum eine Abhängigkeit von vorhandenen Systemen dar, die in längeren Bearbeitungszeiten, verspäteten Rechnungen und mangelhaftem Kundensupport resultieren kann.
Ein wichtiger Dreiklang: Transparenz, Nachweisbarkeit, Audit
Darüber hinaus scheint ein umfassendes und transparentes Reporting für die meisten Unternehmen unerlässlich. Allein an der Umsetzung hapert es in vielen Fällen. Denn nur, weil man eine Ahnung davon hat, dass und in welchem Umfang E-Mails versendet und empfangen werden, bedeutet das nicht gleichzeitig, dass man das eigene Mailsystem unter Kontrolle hat. Zudem entpuppt sich die Nachweisbarkeit und Compliance als ein immer größeres Thema. So gibt mehr als die Hälfte der Befragten an, mittlerweile drei- bis fünfmal pro Jahr ihre Daten prüfen müssen. Das funktioniert natürlich nur mit einem System, dass den schnellen Zugriff tatsächlich erlaubt. Und so ist es wenig verwunderlich, dass nicht einmal die Hälfte alle befragten Unternehmen angibt, spontan ein Audit absolvieren zu können.
Technischer Support muss lokaler werden
In internationalen Unternehmen stellen vor allem Zeitzonen bei der Zusammenarbeit eine Herausforderung dar. Das gilt für eigene Teams genauso wie für international operierende Dienstleister, auf die man vor allem dann angewiesen ist, wenn beispielsweise geschäftskritische E-Mail-Kommunikation nicht funktioniert. In solchen Momenten ist der unmittelbare Zugriff auf den Support unerlässlich. Daher ist ein E-Mail-Dienstleister mit lokalem 24/7-Support kein Bonus, sondern entscheidet darüber, wie schnell technische Probleme behoben werden können.
Schritt für Schritt zu mehr E-Mail-Sicherheit
Sieht man sich die Umfrage genauer an, fällt auch eine weitere Zahl auf: 88 Prozent der Befragten gaben an, ihre E-Mail-Dienste an einen europäischen Anbieter übertragen zu wollen. Dies stellt sich in vielen Fällen als sehr aufwändig heraus. Zwar beschreiben dreiviertel der Unternehmen ihre Umgebung als modular, doch der Schein trügt oftmals. So entpuppt sich eine Modularität ohne Umkehrbarkeit ganz schnell als ein verkappter Vendor Lock-in. Und das kann die Bestrebungen, das eigene E-Mail-System zu „europäisieren“, unter bestimmten Bedingungen erheblich ausbremsen.
6 Gründe für souveräne E-Mail-Anbieter
Souveränität, lokaler Support, Transparenz, Modularität, Reaktionsfähigkeit und Kontinuität: All das sind für viele Unternehmen zunehmend entscheidende Kriterien bei der Wahl der passenden E-Mail-Lösung, für die sie sich am Ende entscheiden. Interessanterweise gibt es länderspezifische Unterschiede. So ist für hiesige Unternehmen beispielsweise der Preis entscheidender als der lokale Support.
Fazit: Alles unter Kontrolle? Dieser Benchmark zeigt es
Selbst wenn das aktuelle E-Mail-System scheinbar funktioniert und Störungen eher die Ausnahme als die Regel sind, sagt das noch nichts über den Kontrollgrad einer Organisation aus. Wie verhält es sich in diesem Kontext in deinem Unternehmen? Das kannst du mithilfe des Retarus-Benchmarks selbst überprüfen. Zu dem Tool gelangst du einfach per Mausklick.
Disclaimer: Diesen Blogbeitrag habe ich im Auftrag von Retarus verfasst und veröffentlicht. Bei der Ausgestaltung der Inhalte hatte ich nahezu freie Hand.