Mit Microsoft Teams sicher und komfortabel zusammenarbeiten

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Wenn die Coronakrise für eines gesorgt hat, ist es eine neue Form der Kommunikation, nämlich digitaler, virtueller, schneller. Denn wo wir uns einst zu Besprechungen an einem Ort getroffen, begegnen wir uns heute auf Plattformen wie Zoom und Citrix Webex, um uns schnell und mühelos austauschen zu können.

Eine Anwendung, die hierbei verstärkt zum Einsatz kommt, ist Microsoft Teams. Doch warum ist das so und wie profitieren Beteiligte davon? Das steht im folgenden Beitrag.

Weg von WhatsApp & anderen Messenger, hin zum sicheren Teams-Chat

Das macht immer mehr die Runde: Mitarbeiter nutzen ihre vertrauten Messenger wie WhatsApp, auch für die Firmenkommunikation. Das ist gerade unter Datenschutzgesichtspunkten ein echtes Desaster. In diesem Fall stellt die Chat-Funktion von Microsoft Teams eine sichere Alternative dar. Diese greift – richtig eingestellt – auf unternehmensweite Regeln zurück. Hierfür gibt es eine spezielle Teams-Funktion, mit der sich separate Chat-Räume erstellen lassen. Darüber können Anwendergruppen miteinander kommunizieren.

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Anstatt E-Mail-Anhänge: Daten via Microsoft Teams austauschen

Im Vergleich zur E-Mail bietet die Teams-Funktion “Datenaustausch” zahlreiche Vorteile. Damit lassen sich Dateien nämlich gemeinsam bearbeiten, und das direkt aus Teams heraus. Dazu können Dokumente in gemeinsamen Speicherbereichen aufbewahrt werden, die sich standardmäßig in der Microsoft-Cloud OneDrive befinden. Das funktioniert aber auch mit dem SharePoint-Server. Damit können Word- oder Excel-Dateien aus Teams heraus bearbeitet und synchronisiert werden.

Eigene Inhalte teilen via Bildschirm-Sharing

Praktisch ist auch die Option, mit Teams den eigenen Bildschirm zu teilen. Damit lassen sich Präsentationen in die Besprechung einbinden, Bilder zeigen und andere Dokumente teilen. Das ist auch für bestimmte Support-Aufgaben bestens geeignet.

In Gruppen chatten mithilfe der Funktion „Taskforce“

Eher unbekannt ist die Funktion „Taskforce“. Damit können sich Teams-Anwender in eigens erstellten Gruppe treffen, um sich dort wie in einem Chat-Forum auszutauschen. Damit lassen sich Fragen recht schnell und einfach beantworten und diskutieren.

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Microsoft 365 Business für den Profieinsatz von Microsoft Teams

Für den lizenzierten Einsatz von Microsoft Teams ist Microsoft 365 Business Standard erforderlich (ehemals Office 365). Diese Cloud-Anwendung bietet automatisch eine Teams-Lizenz. Diese Option können Sie aktuell 30 Tage lang kostenlos testen. Microsoft 365 Business Basic können Sie derzeit sogar sechs Monate lang ohne Kosten nutzen – ebenfalls inklusive Teams.

Disclaimer: Dieser Beitrag ist ursprünglich für die n-komm aus Karlsruhe in Vorbereitung ihres 20-jährigen Bestehens entstanden. Dieses Jubiläum wird am 14. Oktober 2020 gefeiert.