E-Mails nur an die richtigen Empfänger versenden

Peinlich peinlich, wenn Sie versehentlich eine E-Mail an jemanden verschicken, der die Mail eigentlich nicht sehen sollte. Besonders gern passiert so etwas im betrieblichen Umfeld, wenn beispielsweise ein freier Mitarbeiter auf den Verteiler einer internen Mail gerät.

Apple-Mail besitzt eine Funktion, die so etwas zwar nicht generell verhindern kann, das Risiko aber zumindest etwas zu verringern hilft. Sie versteckt sich in der Dialogbox Mail/Einstellungen unter Verfassen. Aktivieren Sie dort das Häkchen bei „Adressen außerhalb dieser Domain markieren:„. Tragen Sie anschließend in das Eingabefeld die Domain-Namen (ohne „www“ aber mit Endung, also etwa „beispiel-domain.de“ ein, die sicher sind. In der Regel also die Ihrer Firma. Mehrere Domain-Namen trennen Sie durch ein Komma.

Wenn Sie jetzt eine neue E-Mail schreiben, werden alle Mail-Adressen in den Feldern „An„, „Kopie“ und – falls aktiviert – „Blindkopie“ rot markiert, wenn sie von der oben definierten Domain abweichen. So werden Sie schnell darauf aufmerksam, wenn versehentlich eine Mail-Adresse unter den Empfängern ist, die evtl. nicht dazu gehört. Das gilt übrigens auch dann, wenn Sie eine Mail erhalten und diese „An alle“ beantworten. Gerade in solchen Situationen mischen sich Empfänger in den Verteiler, die eventuell bestimmte Einzelheiten nicht wissen sollten.

Falls Sie mit Verteilern aus dem Adressbuch (Gruppen) arbeiten, dann achten Sie darauf, daß im oben genannten Dialog auch die Funktion „Bei E-Mails an eine Gruppe alle Mitglieder einblenden“ aktiviert ist, da sonst nur der Gruppen- bzw. Verteilername angezeigt wird, nicht jedoch die darin enthaltenen E-Mail-Adressen.

Es ist vollkommen klar, dass der Einsatzzweck dieser Funktion beschränkt ist. Sinnvoll ist sie vor allem dann, wenn Sie in einer großen Firma arbeiten und dementsprechend Mails vor allem an Kollegen und Mitarbeiter versenden.

Achtung: Das Ganze funktioniert nur mit Mail-Adressen, die im Adressbuch eingetragen sind. Zumindest bis zu der zur Zeit vorliegenden Version 10.4.6 von Mac OS X. Es ist nicht ganz klar, ob das beabsichtigt ist, oder ob es sich um einen Fehler handelt.

Published by Michael Hülskötter

Ich bin Blogger, IT-Journalist, (Buch-)Autor, Videotrainer, Content Manager - und das alles in einer Person. Ich gehöre seit 1999 der schreibenden Zunft an, und es macht mir immer noch sehr viel Spaß. Lebe seit 1977 in München und habe drei wundervolle Kinder.

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